SMS w HubSpot: projekt workflow i zapis historii w CRM

Najpierw sprawdź dostępne akcje na swoim koncie

Sprawdź, czy używany plan i typ workflow udostępniają wysyłkę webhooka lub inną akcję pozwalającą wywołać zewnętrzny system. Zakres funkcji zależy od konta. Jeśli odpowiedniej akcji brakuje, alternatywą może być konektor HubSpot w narzędziu automatyzacji albo własny adapter korzystający z API, po potwierdzeniu uprawnień.

Nie zaczynaj od zakupu salda SMS. Najpierw wykonaj próbę przekazania pojedynczego testowego rekordu do kontrolowanego endpointu, bez danych klientów. Ustal też, jak wynik wróci do CRM.

Wybierz konkretne zdarzenie i pola kontaktu

Przykład: kontakt otrzymuje przypomnienie przed potwierdzoną rozmową. Przygotuj ID kontaktu, ID spotkania, termin, numer z prefiksem kraju i stan komunikacji. Wyzwalacz powinien reagować na konkretny etap, a nie na każdą edycję kontaktu. Ponowne wejście do workflow wymaga świadomej reguły.

Przechowuj osobno identyfikator SMS, czas przyjęcia, status doręczenia i ostatni błąd. Nie zastępuj numeru telefonu adresem e-mail. Przy braku telefonu skieruj rekord do poprawienia, zamiast wysyłać puste żądanie.

Adapter łączy workflow z API SMS

Workflow przekazuje rekord do adaptera, który sprawdza dane i wywołuje POST /v1/messages. Wymagane pola SMS to to oraz text. Pole reference może zawierać identyfikator zdarzenia CRM. Klucz SMS przechowuj w konfiguracji serwera lub chronionego połączenia, nie we właściwości kontaktu.

{
  "to": "+48600100200",
  "text": "Przypominamy o umowionej rozmowie jutro o 10:00.",
  "reference": "crm-spotkanie-4711"
}

Nagłówek Idempotency-Key powinien identyfikować spotkanie i rodzaj powiadomienia. ID kontaktu samo w sobie jest zbyt szerokie: ta sama osoba może mieć kilka różnych spotkań. Wynik zapisz zanim workflow przejdzie do dalszych akcji.

Zapis przyjęcia i doręczenia to dwa różne etapy

Po odpowiedzi API zapisz ID wiadomości jako przyjętej do obsługi. Później adapter może pobrać stan SMS lub odebrać webhook statusu. Dla webhooka zweryfikuj podpis HMAC zgodnie z dokumentacją API i powiąż wiadomość z właściwym rekordem. Powtórzone zdarzenie nie powinno tworzyć kolejnych notatek w CRM.

Przetestuj brak telefonu, ponowne wejście do workflow, błąd zapisu wyniku i timeout wysyłki. Jeśli przyszła odpowiedź 2-way ma zmieniać etap kontaktu, potrzebny jest uruchomiony numer odbiorczy oraz osobna reguła interpretacji odpowiedzi. Sam webhook wysyłkowy nie zapewnia tej funkcji.

Najczęstsze pytania