Fakturownia i SMS: przypomnienia z kontrolą aktualnej wpłaty
Automatyzacja przypomnień powinna reagować na bieżącą należność, a nie wyłącznie na wystawienie dokumentu. Fakturownię można połączyć z API SMS przez własny serwer, n8n lub Make. Zacznij od jednego etapu przypomnienia i testowych faktur.
Wybierz harmonogram albo webhook
Webhook może poinformować automat o zmianie danych, a harmonogram wybrać dokumenty według terminu płatności. Dostępność webhooków i API sprawdź w ustawieniach swojego planu. Jeżeli stosujesz harmonogram, obsłuż wszystkie strony wyników i zapisz postęp.
Nie uznawaj otrzymanego zdarzenia za pełny, aktualny stan należności. Odczytaj fakturę ponownie z API przed wysyłką; wpłata mogła zostać zaksięgowana po utworzeniu zdarzenia.
Zdefiniuj warunki kwalifikacji
Wybierz faktury sprzedażowe po terminie z pozostałą kwotą do zapłaty. Wyklucz anulowane dokumenty i klientów wstrzymanych przez obsługę. Przy częściowej wpłacie treść powinna odnosić się do pozostałej należności. Dane telefonu utrzymuj w jednym uzgodnionym źródle.
Przykładowy etap to trzeci dzień po terminie o 10:00. Dokument, który był już obsłużony na tym etapie, nie powinien otrzymać drugiego SMS następnego dnia. Trwały rejestr automatyzacji musi zawierać firmę, identyfikator faktury i etap.
Wyślij przypomnienie i zachowaj wynik
Wywołaj POST https://api.przypominamy.com/v1/messages z kluczem o zakresie send. Body zawiera to, text i reference. Identyfikator fakturownia-firma7-faktura123-d3 zapisz przed wysyłką i przekaż również jako Idempotency-Key.
Przykład treści: „Przypominamy o platnosci za fakture FV/123. Jesli przelew jest juz w drodze, prosimy pominac SMS. Biuro ABC”. Dane logowania, pełne faktury i poufne szczegóły nie są potrzebne w krótkim przypomnieniu. Po odpowiedzi zapisz identyfikator wiadomości; osobno śledź doręczenie.
Sprawdź zatrzymanie po zapłacie
Test powinien obejmować zapłatę przed wykonaniem harmonogramu, zapłatę po pobraniu listy, powtórzony webhook i timeout po wysyłce. Przy niedostępności Fakturowni wstrzymaj przypomnienie: stara kopia danych może już nie odpowiadać rzeczywistości. Po błędzie sieci nie ponawiaj z nowym identyfikatorem.
Porównuj liczbę zakwalifikowanych faktur, przyjętych SMS i wykluczeń po wpłacie. Taki raport pozwoli znaleźć błędy procesu. Sam wzrost liczby wysłanych wiadomości nie pokazuje, czy przypomnienia są potrzebne.
Najczęstsze pytania
Czy integracja zapisuje wpłatę w Fakturowni?
Nie. Odczytuje stan należności. Księgowanie wpłat pozostaje po stronie systemu fakturującego.
Czy mogę zacząć bez webhooka?
Tak, od harmonogramu odczytującego API, jeśli konto udostępnia potrzebne dane.
Dokumentacja narzędzia
Interfejs i dostępność funkcji sprawdzaj na swoim koncie narzędzia.